واحد بایگانی در یک موسسه حسابداری وظایف مهمی در نگهداری، سازماندهی و مدیریت اسناد و مدارک مالی و اداری بر عهده دارد. این واحد تضمین می‌کند که اسناد به طور ایمن و منظم نگهداری شده و در صورت نیاز به راحتی قابل دسترسی باشند.
دریافت اسناد از بخش‌های مختلف موسسه مانند حسابداری، حسابرسی، مالیات، حقوقی و ...
ثبت اطلاعات مربوط به هر سند در سیستم بایگانی، شامل تاریخ دریافت، فرستنده، موضوع، نوع سند و ...
بررسی اسناد دریافتی از نظر صحت و کامل بودن اطلاعات و پیگیری موارد ناقص.
طبقه‌بندی اسناد به منظور سهولت در جستجو و دسترسی به آنها.
ایجاد سیستم بایگانی مناسب با استفاده از روش‌های مختلف مانند بایگانی فیزیکی (زونکن، پوشه و ...) و بایگانی الکترونیکی (نرم‌افزارهای مدیریت اسناد).
تعیین محل نگهداری مناسب برای اسناد با توجه به نوع و اهمیت آنها (مانند قفسه‌های بایگانی، اتاق بایگانی، سرورهای کامپیوتری و ...).
حفاظت از اسناد در برابر عواملی مانند رطوبت، گرما، آتش‌سوزی، حشرات و ...
تهیه نسخه‌های پشتیبان از اسناد الکترونیکی به منظور جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات.
ارائه خدمات جستجوی اسناد بر اساس معیارهای مختلف مانند نام، تاریخ، موضوع و ...
امانت دادن اسناد به بخش‌های مختلف موسسه با رعایت اصول امانت‌داری.
عیین دوره نگهداری اسناد بر اساس قوانین و مقررات مربوطه و سیاست‌های داخلی موسسه.
تهیه و به‌روزرسانی دستورالعمل‌های مربوط به بایگانی اسناد.
آموزش کارکنان در زمینه نحوه صحیح بایگانی و استفاده از سیستم بایگانی.
نظارت بر اجرای صحیح سیستم بایگانی در بخش‌های مختلف موسسه.
واحد بایگانی با نگهداری منظم اسناد، سوابق مالی و اداری موسسه را حفظ می‌کند.
با سازماندهی مناسب اسناد، دسترسی به اطلاعات مورد نیاز به راحتی و در کمترین زمان امکان‌پذیر می‌شود.
واحد بایگانی با رعایت قوانین و مقررات مربوط به نگهداری و امحاء اسناد، از بروز مشکلات حقوقی جلوگیری می‌کند.
واحد بایگانی با ارائه اسناد مورد نیاز به حسابرسان و ممیزان مالیاتی، به انجام صحیح این فرآیندها کمک می‌کند.
با دسترسی آسان به اطلاعات، کارکنان می‌توانند وظایف خود را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهند.