خدمات تخصصی
واحد بایگانی
واحد بایگانی در یک موسسه حسابداری وظایف مهمی در نگهداری، سازماندهی و مدیریت اسناد و مدارک مالی و اداری بر عهده دارد. این واحد تضمین میکند که اسناد به طور ایمن و منظم نگهداری شده و در صورت نیاز به راحتی قابل دسترسی باشند.
دریافت اسناد از بخشهای مختلف
دریافت اسناد از بخشهای مختلف موسسه مانند حسابداری، حسابرسی، مالیات، حقوقی ...
ثبت اسناد در سیستم بایگانی
ثبت اطلاعات مربوط به هر سند در سیستم بایگانی، شامل تاریخ دریافت، فرستنده، موضوع، نوع سند
بررسی صحت و کامل بودن اسناد
بررسی اسناد دریافتی از نظر صحت و کامل بودن اطلاعات و پیگیری موارد ناقص
ایجاد سیستم بایگانی منظم و استاندارد
ایجاد سیستم بایگانی مناسب با استفاده از روشهای مختلف مانند بایگانی فیزیکی (زونکن، پوشه و ...) و بایگانی الکترونیکی (نرمافزارهای …
تعیین محل نگهداری مناسب برای اسناد
تعیین محل نگهداری مناسب برای اسناد با توجه به نوع و اهمیت آنها (مانند قفسههای بایگانی، اتاق بایگانی، سرورهای کامپیوتری …
حفاظت از اسناد در برابر آسیبهای فیزیکی
حفاظت از اسناد در برابر عواملی مانند رطوبت، گرما، آتشسوزی، حشرات و ...
تهیه نسخههای پشتیبان از اسناد الکترونیکی
تهیه نسخههای پشتیبان از اسناد الکترونیکی به منظور جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات.
ارائه خدمات جستجوی اسناد
ارائه خدمات جستجوی اسناد بر اساس معیارهای مختلف مانند نام، تاریخ، موضوع و ...
امانت دادن اسناد به بخشهای مختلف
امانت دادن اسناد به بخشهای مختلف موسسه با رعایت اصول امانتداری.
تعیین دوره نگهداری اسناد
عیین دوره نگهداری اسناد بر اساس قوانین و مقررات مربوطه و سیاستهای داخلی موسسه.
تهیه و بهروزرسانی دستورالعملهای بایگانی
تهیه و بهروزرسانی دستورالعملهای مربوط به بایگانی اسناد.
آموزش کارکنان در زمینه بایگانی
آموزش کارکنان در زمینه نحوه صحیح بایگانی و استفاده از سیستم بایگانی.